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负分公文5宗罪

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二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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2 @/ D' j4 d) F0 I% S! M( G1 ^. V6 `
& _! W& G4 c$ ^2 N- C( l5 T

: W" B( d+ D Y6 k/ ? $ l/ z# W- F8 O) S# u% ~9 P1 T
一、会议记录3要素
5 V! o0 z: I5 X3 C1 z( h) B8 d ) z* [% A4 E6 C( v/ h& ]5 {
1准备工作细致到位(前期)
7 [* r4 P' n1 V( P4 V $ j' Q4 ^1 o- D( F9 X
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
' k- D$ n3 `9 A& i; m + m- v* \; `' @# }
决议等做到心中有数。
* R4 _4 U/ X4 {2 k0 b9 U 2 J' @. C7 I. V$ {3 k5 @
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
; b+ o) D9 z& f; C* d4 C & [/ z, x# n6 v5 ]
2、记录完整真实
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      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
5 `! q1 E. c/ s. u* O! u 9 w" g8 q) a( _+ D

     ' V' j) |1 k' t 真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

3 V0 Q* Q. X( {" c% O' ~7 j0 x# ]! W9 {5 _0 t
 3、整理准确及时
0 h- V% e* l q" Y; Q" [5 ]- @. G7 P. Q2 \8 U8 J6 B

      & u5 _/ F- Z; T/ h5 r8 A3 `会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

& K. P$ ~+ O4 d9 u4 q 2 T, a+ B, v$ D2 U
      一是对记录内容查漏补缺;
' \6 F. N: }! c; u9 G v' s7 _8 g" v! m! F+ l y4 F

      , p: I2 U- P: i4 v( O二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

$ N" n& E- P& {- a, C ' z: R% r) W4 {/ T# Q1 ]/ Y' M

      $ r+ C, c3 H9 Z三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

L& D, O, y2 p1 R! W ( X' [9 y( O# z8 D' @ o
 
( ~- G# i7 ~5 ? / x' C# Z! j% l. S" `( k; F4 P& M' v- m
二、电子邮件4提示
# L7 W4 M2 T0 L$ o9 E 4 Z* a" U+ g0 k3 |) T, M
 1、信箱名称
1 z; _# H R; b8 u0 f- @ $ q# r- L5 r% B

       0 k$ C: e( `9 X1 b) ]' U* V" N首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

4 V' F# ^8 Z- ^4 I. x) z4 r g: ~. G* T7 r0 c
 
8 K3 H4 g4 X0 ~8 W' }7 @/ W8 v/ K - m" B* i, _0 v7 _+ p% y
2、邮件标题 
1 @) k9 J% U, k6 B1 K/ M % T! H3 a9 J9 D X- j
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
4 Y, [! i# [. ~- o+ _4 F/ s 0 L% S9 U- b' x
      
7 K6 O1 |+ a) L3 v( x9 i 1 J3 J: F( j$ l2 n
 3、邮件正文 
# j2 U0 F) X) D' m# M5 P 5 ? O- }* \1 C) |0 ~ B" K& u

       , y) n* U2 w$ h# O; D% I! E5 b邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

) H; V2 j" ?5 V' U; ` 6 n, R1 M. q/ `* F: Y9 A/ s. ]

       5 Q2 C R, e+ y& q( C4 Q5 p行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

4 B$ y; ? \5 \& s ; O0 P! S; {; R2 Y; o) a
 
; D/ j. [, v: k# n0 _# F# ^) S6 p* u 7 _, M ^( j, {
4、邮件附件
9 n, c! F ~7 I) \1 K ) C" ]- E7 g% D3 {2 O

      0 z) i8 c6 j( W A' G" l 名称清晰规范,注意反复核查。

7 @- p; k- b1 p7 ?) a# p1 ~9 a - S O( {# A# a+ E2 U& E' D: g. z

       ! A* s# y' f/ E注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

?* |4 O& C$ X( A8 m ) i. ^2 X1 d/ h9 ^

       8 G7 K& H7 L; Y& H/ c4 M提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

' w3 N+ W3 q8 g$ i# q V$ F 6 ~( v$ M9 D! w$ n; y9 q- r
 
- z5 ~5 L5 m7 e1 k: n. w 1 V6 d# @. V a& e7 c. T& E# R; q
 
" c9 q. c9 j! k& ^0 u& Y- d # J# d5 S; s( a6 x) `- c3 E
三、负分公文5宗罪 
% S! l! i9 H2 e4 n6 i D ]+ u$ M) p: J; ]: w' P/ D O


& _7 a& w& U; H
" B) W) w) c4 n; ^2 m6 t2 T0 Q

% G, o8 u) [6 @9 Z( N* J5 G- A* _9 ]7 X L% B
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
( S! U$ y+ w2 O% A0 P' p3 l; P. X$ M; T" D9 Z
1.文种选择错误
. Y. B1 s( y% D; x% n( G $ Q2 w/ L- U/ h: X+ ?! o
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
0 x! M2 Q$ ^- S. K7 \: m a G5 Y3 D+ \- {: O, X3 R

      . ]0 v8 N( M' X: R7 j* B- `8 s 公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

2 z- G* c! `% K% J3 f j2 n# R8 |* {2 R5 v$ \$ L7 P" P
   1)文种选择的重要性
R5 Z( K A, [ C5 y) y: D2 s0 t! M3 @2 P6 p% K

       9 a+ U6 D* g8 }( c' |在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

- R3 @; x( `4 G* \, |9 [( U2 e $ K7 V( g# l* M5 C6 ]4 O

      # E0 M) b( a! N 公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

2 q% l& ^2 C' g1 @ 0 R I4 c& ]. M1 e0 |& | Y9 c

   9 M& p7 m" g8 d- h1 i, G2 c$ Q7 L0 q2)常见错误例子

0 T0 N3 ~6 B! N5 ]# j % L H) s* E. \" ?' @# t

       3 K$ Z5 Y7 N- n1 ?" A* K# D a.错乱

5 g6 @- [- X. W5 \" ^ 0 J6 ?+ n7 H \1 b, y' y l2 T5 u

       # C) d! @2 F3 s8 v7 Y 如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

$ i& h# B9 Z5 N7 j0 z/ | 8 u: [6 ~: z" p3 j7 I( c+ M# F

       ) ^5 c( M& x; X# I5 y3 z9 Z! m6 ^ b.缺失

- W8 P$ f6 R: N& u p* w % G5 R. C" Q# e( y; ?
       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
3 \1 j9 p0 z p1 R/ _) J 2 o r, c/ }+ k+ N. e7 b

        $ |$ C+ C4 e2 x. h6 R" e4 Vc.非法

. |8 V+ n- f% N0 @( G4 |) B z + E0 a0 o3 ?1 N

      4 G+ t5 E" C" r" z8 p) u 超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

3 @4 [3 u% R0 f% [; H: X * d& m! }9 ^) j+ }7 X2 ?5 }7 f

       $ [7 P5 |' J% }" K+ Q- { d.重叠

0 [% A) H5 Y+ l: } 9 r0 J: G$ m; b

       4 @& K( K" Z" `4 d故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

- p9 L6 c3 P1 L4 k* m/ V + v! a" I6 G" L+ l
 
5 R* t1 P5 H; V: g8 ^' o( T$ z0 }$ E0 F W
2.重要信息重复或者失误
4 k! d/ U c* c) n E# g0 h " ~# l4 u5 U4 C. i! p! }$ q

      $ H$ O2 e2 ~+ d! \5 h! P0 B k$ m1 V1 a# B  “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

8 Z- J6 d$ i5 b3 i ' O- J) s% w: G' z' M# D
 
0 h P5 [' s% r. X; c5 }: o ' B# v# y* s8 E' q% C
3.核心词汇使用混乱 
* J# `; h0 _6 ^( {. I# f, b/ v3 Z & }. Y# s" w+ J1 y7 z" H, l

       % q7 Z" t6 C9 f蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

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4.内容冗长,关键信息严重滞后
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       1 C5 [& Y5 a' k8 E: @特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

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5.修饰性词语贫乏单调
6 p6 \9 p4 {. j5 `4 V1 Q ' q/ {5 h8 E0 W, \9 Z
       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
, M C' d0 r7 e+ G9 B, @9 N5 K& r; B% g* x5 B8 R. k
 
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四、结语
' J$ l# R" h$ r& i: v' j2 Z7 u5 A

       " F! e8 `1 k4 f0 K9 D* P希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

% q% z7 ^& q b1 ? w 7 m8 R; Z Z) f4 S9 M% y3 v
 

 
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