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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 & q' s* i* |: L- \
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$ l/ z# W- F8 O) S# u% ~9 P1 T一、会议记录3要素
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) z* [% A4 E6 C( v/ h& ]5 { 1、准备工作细致到位（前期） 7 [* r4 P' n1 V( P4 V
$ j' Q4 ^1 o- D( F9 X 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 ' k- D$ n3 `9 A& i; m
+ m- v* \; `' @# }决议等做到心中有数。
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2 J' @. C7 I. V$ {3 k5 @ 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 % t) c# n; q# h) H4 r9 j
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 ; b+ o) D9 z& f; C* d4 C
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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3、整理准确及时
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& u5 _/ F- Z; T/ h5 r8 A3 `会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 & K. P$ ~+ O4 d9 u4 q
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一是对记录内容查漏补缺； ' \6 F. N: }! c; u9 G
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, p: I2 U- P: i4 v( O二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； $ N" n& E- P& {- a, C
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$ r+ C, c3 H9 Z三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 L& D, O, y2 p1 R! W
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/ x' C# Z! j% l. S" `( k; F4 P& M' v- m二、电子邮件4提示 # L7 W4 M2 T0 L$ o9 E
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1、信箱名称 1 z; _# H R; b8 u0 f- @
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0 k$ C: e( `9 X1 b) ]' U* V" N首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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2、邮件标题
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% T! H3 a9 J9 D X- j 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 4 Y, [! i# [. ~- o+ _4 F/ s
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1 J3 J: F( j$ l2 n 3、邮件正文 # j2 U0 F) X) D' m# M5 P
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, y) n* U2 w$ h# O; D% I! E5 b邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 ) H; V2 j" ?5 V' U; `
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5 Q2 C R, e+ y& q( C4 Q5 p行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 4 B$ y; ? \5 \& s
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7 _, M ^( j, {4、邮件附件 9 n, c! F ~7 I) \1 K
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名称清晰规范，注意反复核查。
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! A* s# y' f/ E注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 ?* |4 O& C$ X( A8 m
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8 G7 K& H7 L; Y& H/ c4 M提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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# J# d5 S; s( a6 x) `- c3 E三、负分公文5宗罪 % S! l! i9 H2 e4 n6 i
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1.文种选择错误
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$ Q2 w/ L- U/ h: X+ ?! o 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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（1）文种选择的重要性
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9 a+ U6 D* g8 }( c' |在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 - R3 @; x( `4 G* \, |9 [( U2 e
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 2 q% l& ^2 C' g1 @
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9 M& p7 m" g8 d- h1 i, G2 c$ Q7 L0 q（2）常见错误例子
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a.错乱 5 g6 @- [- X. W5 \" ^
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如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失 - W8 P$ f6 R: N& u p* w
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 3 \1 j9 p0 z p1 R/ _) J
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 3 @4 [3 u% R0 f% [; H: X
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d.重叠 0 [% A) H5 Y+ l: }
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4 @& K( K" Z" `4 d故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 - p9 L6 c3 P1 L4 k* m/ V
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2.重要信息重复或者失误 4 k! d/ U c* c) n E# g0 h
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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' B# v# y* s8 E' q% C3.核心词汇使用混乱 * J# `; h0 _6 ^( {. I# f, b/ v3 Z
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% q7 Z" t6 C9 f蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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9 k" b- y+ a% u% C! P* w: Z4.内容冗长，关键信息严重滞后
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1 C5 [& Y5 a' k8 E: @特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 + t2 U# ]3 I1 H& i7 L/ O, m' t/ v5 ]
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) k. a* Z- @# j; _- [5.修饰性词语贫乏单调 6 p6 \9 p4 {. j5 `4 V1 Q
' q/ {5 h8 E0 W, \9 Z 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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; h- |% R V' I四、结语
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" F! e8 `1 k4 f0 K9 D* P希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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