众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 2 _! [- u) M1 X7 b' F) e0 v+ l
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* H9 m) ]4 J7 ~一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位(前期) . d! w1 A, U, y( R$ f: E# \6 B
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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9 j) Q: s6 k1 T }5 g决议等做到心中有数。
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 % c! k$ g8 e7 m. F, s H h
3 w- e5 W* L: T; R9 F9 v: E2 g& G 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。 : V; T R+ ]; a2 }" W- m4 \- I* R
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2、记录完整真实 6 O" e$ u \; \- \8 `
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 $ j/ f* m% E* F/ z
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+ z* j( d, i; S# f5 \0 z( }真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 % t2 k9 g9 [* h' d
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一是对记录内容查漏补缺; % b# D. T9 m9 H
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;
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三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 6 I: {, Q* T+ N" z# d
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4 R% p/ _! b8 {二、电子邮件4提示
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1、信箱名称 ; o8 I% K( _) K8 [
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首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 " z; m( u& Z/ M) B
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0 Z1 L' t6 P. w2、邮件标题 ) @* p( L9 A8 _. ]! v
5 ^. b$ c ]' F- {. P 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 + Y: z; S1 p% ?
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3、邮件正文 9 W- i0 e) [3 I$ j# ]
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。 . d3 S) Y9 y+ U
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# U1 i1 \) u0 ]5 y4 p9 s; K" O4、邮件附件
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名称清晰规范,注意反复核查。 # X/ X* @& R8 |9 r5 d0 X
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注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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2 X0 E* t K$ P4 ^4 t1 N) B x9 n提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 p6 j1 |( s5 G7 s( ~* [/ e( c
E6 U6 b. p) Q9 W. l1.文种选择错误 - W. w9 `) m6 \6 T) P
6 r# f. n! ?- o s- V1 Y8 J 公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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) _9 A" Z' d/ R# J0 z公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 % |: P m" U" c
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(1)文种选择的重要性
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 " b% n7 f3 F& B3 F7 g
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/ e+ [6 k% h' E" C# W3 B/ d(2)常见错误例子 ! x' _: R& w9 I3 v
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# o7 w2 E6 U% {8 I5 R0 Pa.错乱
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如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。 ( g+ d$ u9 g. x$ s4 w8 ]! ~/ f' _
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3 Q6 w+ } v/ f0 l4 l0 }1 J* M: vb.缺失
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" Q7 ~4 c$ S$ g2 b# j7 P 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。 . k6 D( k) J0 Y. Q5 k, n4 r& O/ S
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' R2 l) }8 ]: l4 Mc.非法
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超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 ; X9 G: i" F6 B2 @3 w
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/ q, S7 B5 [* Y b! a" _1 j Id.重叠
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+ x% `$ p, y% h0 _4 l故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 + G& u" A0 O. W. o# j) X
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3 D; S& E! T* @+ Q0 t# C% ~2.重要信息重复或者失误 1 R4 W# A9 R# g$ S: u1 u
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" |4 E0 c" C$ h. ]: ?* i. M “一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。 2 }3 s- a& g' C! d- ~$ @( A
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3 |' p5 i3 F4 ?' @. C3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 " z2 D' X% [' A% y) M9 Y- m3 S, P' i
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4.内容冗长,关键信息严重滞后 1 j- H% o6 _+ K+ U2 i, i
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5 d9 n( B" A& B/ |1 z3 M: E特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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' z) O& F* w# j5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 ; Q$ f: }, {( _+ R" q y
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( H2 F: Q% M9 P; p0 B1 x. O' a四、结语 " s& E* ]) B: `# ?( u- a
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1 x) g2 L' L/ j( Q" ~希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!
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