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负分公文5宗罪

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二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
2 _! [- u) M1 X7 b' F) e0 v+ l 1 x/ m3 ^; R, g! N0 |


% A7 U5 ^% d4 j# E
0 g# u' A8 T# \8 u9 F& n: L

, B9 {) Z: u6 g: ]8 t * H9 m) ]4 J7 ~
一、会议记录3要素
0 s4 }& x7 ~+ A5 e& K- { m/ Z f3 x5 b: l& J2 a3 x% q
1准备工作细致到位(前期)
. d! w1 A, U, y( R$ f: E# \6 B . A4 z7 y/ I: t+ [ d+ q# s
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
( q' d6 X' @7 I% h 9 j) Q: s6 k1 T }5 g
决议等做到心中有数。
: r$ X9 p o" @4 J/ c d3 Q5 Q; K' j; n# G5 c" k
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
% c! k$ g8 e7 m. F, s H h 3 w- e5 W* L: T; R9 F9 v: E2 g& G
      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
: V; T R+ ]; a2 }" W- m4 \- I* R 8 O; e0 L5 x, b8 } ~
2、记录完整真实
6 O" e$ u \; \- \8 ` , N! r6 [3 x0 j2 ?5 N5 m
      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
$ j/ f* m% E* F/ z 3 e# b* l# D2 D6 m- S! J+ a3 `- v

      + z* j( d, i; S# f5 \0 z( }真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

) G) S) } V: t. D, W, ^/ L$ a& i3 T, S+ O5 E1 L6 [
 3、整理准确及时
! \5 W- _5 l3 V2 `. X% K3 T/ {! ` 3 i. a. A# ]: u+ v

     2 k, d; T. q- o6 ]1 {& o l 会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

% t2 k9 g9 [* h' d $ E# m }: b7 |4 I R
      一是对记录内容查漏补缺;
% b# D. T9 m9 H ( X2 a( N& L' H! a( D% M/ q

     $ _# E4 t" E' j% S; n! ?1 `# D 二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

. ?3 e- q+ K Z* {3 y# r) h$ k9 O. s9 u4 g) w1 s

     + M' k5 h2 ?0 \9 g 三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

6 I: {, Q* T+ N" z# d 2 C0 S6 R9 z1 w# v
 
% v9 s" h0 z4 g& v 4 R% p/ _! b8 {
二、电子邮件4提示
) |2 {: h$ o" y' d. I+ @/ X, l% Q/ O
 1、信箱名称
; o8 I% K( _) K8 [ ' G3 @# i6 H# r+ Q% Z% C

      . k7 J% N7 L; P/ U2 l 首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

" z; m( u& Z/ M) B ( E7 ^/ W& V1 F3 r( n" w3 P& R
 
! E/ h0 B9 V8 B6 j 0 Z1 L' t6 P. w
2、邮件标题 
) @* p( L9 A8 _. ]! v 5 ^. b$ c ]' F- {. P
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
+ Y: z; S1 p% ? 8 f0 Y v5 T' i8 k, Z3 U8 e
      
; I5 a7 I" _) T# _! l - v* _' f4 U( l$ o" w0 r2 `
 3、邮件正文 
9 W- i0 e) [3 I$ j# ] 8 U0 e+ }& b b" N( ^/ v: o$ |- V

      - Q0 P, y3 a" J 邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

: a/ s: r, ^& [' s; N 5 O p" c8 j0 w: g( C9 V

      " ]4 T3 p6 B2 X& ^ 行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

. d3 S) Y9 y+ U - N7 D9 Z( M5 I! v5 h% ]1 E
 
" u5 b0 s3 _' W% z # U1 i1 \) u0 ]5 y4 p9 s; K" O
4、邮件附件
5 L, r7 H2 g8 o0 T' a0 ` 9 \* J/ g7 g) L

      7 P6 k$ i' L" N; @6 g 名称清晰规范,注意反复核查。

# X/ X* @& R8 |9 r5 d0 X , _+ V' Y1 p! J$ f8 ^. i- l

      $ k$ P4 l$ T. [* v7 @ 注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

; Q, @- h$ u+ Z * [- C7 ]0 f* {5 s+ _6 [. o" s W `8 }

       2 X0 E* t K$ P4 ^4 t1 N) B x9 n提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

' e, U% h' Y% F! J' [* {7 U' d Y3 b S; C! G
 
# \4 F* t9 v8 i/ g( j% i' W* K& E& i+ d7 C, j1 H
 
. G) B x( }; r ) ]. `3 ~, A7 K, u" Q# _6 o
三、负分公文5宗罪 
4 x6 k" X7 T7 q: \* ^! k$ F- F$ i$ W; o1 J7 K! Y9 k1 l; [


/ \. G' q# B: K, _2 `! J; N
4 `+ p* r% [& q# M4 U3 ^

2 w* j* r: `7 N" I3 ] @ ( h# c- [, E3 S5 e4 ~
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
p6 j1 |( s5 G7 s( ~* [/ e( c E6 U6 b. p) Q9 W. l
1.文种选择错误
- W. w9 `) m6 \6 T) P 6 r# f. n! ?- o s- V1 Y8 J
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
% x! _. Z3 h, V0 @& ?( G; i ; L, m7 s6 P/ n

       ) _9 A" Z' d/ R# J0 z公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

% |: P m" U" c 7 _& q- ~5 s& x4 ^( i( z
   1)文种选择的重要性
3 j. C* i4 q& T& R1 ~# c 6 D- P2 t% u* L

      ) }& N& c" u* O% ^$ q) @8 M% e7 r 在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

5 `, ~, O5 T5 F2 {7 F ; {! X% S7 J9 f+ D; \" T

      6 f" F) \% n! Q. h! s 公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

" b% n7 f3 F& B3 F7 g , ~! W& |7 ~) f

   / e+ [6 k% h' E" C# W3 B/ d2)常见错误例子

! x' _: R& w9 I3 v , q7 J% p7 z* X4 p8 X

        # o7 w2 E6 U% {8 I5 R0 Pa.错乱

! \5 J) @4 ?+ w' K8 m: T' g7 E3 S5 B/ j- T" m; p) @

       1 A u* I2 g G0 G' c' ] 如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

( g+ d$ u9 g. x$ s4 w8 ]! ~/ f' _ ) C' Y6 c( ] Q: j0 f1 P( ?

        3 Q6 w+ } v/ f0 l4 l0 }1 J* M: vb.缺失

3 D7 }# u0 |; q8 W: _# q5 w " Q7 ~4 c$ S$ g2 b# j7 P
       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
. k6 D( k) J0 Y. Q5 k, n4 r& O/ S 0 {* ?5 L; V; r" ?! _

        ' R2 l) }8 ]: l4 Mc.非法

! g1 N( V( N8 n) d) ]1 G1 E* s' U% K; Q. m

      + ~1 O* N$ b/ R* t6 Z 超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

; X9 G: i" F6 B2 @3 w , p. s& W# d/ D% z' H- |& J/ h/ W

        / q, S7 B5 [* Y b! a" _1 j Id.重叠

: X/ w" G4 n7 ?; J. H, Z; P/ V1 }9 q% m- `# Y2 W8 m. k$ _

       + x% `$ p, y% h0 _4 l故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

+ G& u" A0 O. W. o# j) X . c$ K, U. L9 i1 k; z( b, e( l
 
) z0 H$ v3 u$ H8 ` 3 D; S& E! T* @+ Q0 t# C% ~
2.重要信息重复或者失误
1 R4 W# A9 R# g$ S: u1 u 1 _6 W! m2 m, z2 N, `& P# p

       " |4 E0 c" C$ h. ]: ?* i. M “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

2 }3 s- a& g' C! d- ~$ @( A 2 {) I' S* p: s0 {+ z& q+ a
 
1 p$ ^- V3 M2 H$ L 3 |' p5 i3 F4 ?' @. C
3.核心词汇使用混乱 
2 S1 v9 } n! o: ^6 N' G4 x9 \1 b! h

      5 U* y8 [' ~- J7 Z3 S 蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

" z2 D' X% [' A% y) M9 Y- m3 S, P' i : I) l6 \0 M1 ~7 H$ v3 Q9 g
 
5 j) w& @3 v- I 2 Z( l9 z9 Q* F* ~
4.内容冗长,关键信息严重滞后
1 j- H% o6 _+ K+ U2 i, i 8 Z6 n) a$ \+ i9 V

       5 d9 n( B" A& B/ |1 z3 M: E特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

% m; y+ u, z2 L+ q0 w* B3 H, M4 r 3 V' _6 [1 p$ q3 h$ F
 
/ n1 h) ^) m: F; e' _2 N ' z) O& F* w# j
5.修饰性词语贫乏单调
3 ]4 u6 S1 [/ n I" n5 j: J9 s4 ?# C" }) m, ?, I* n
       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
; Q$ f: }, {( _+ R" q y * Z0 M& {! G4 r1 D
 
5 a+ X* ]( P c& c) ^' y ( H2 F: Q% M9 P; p0 B1 x. O' a
四、结语
" s& E* ]) B: `# ?( u- a 4 r) _) U7 Y! V& a; q

       1 x) g2 L' L/ j( Q" ~希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

; f) v0 I1 Y) D. `5 a 6 x' Q$ _) b s, M# L1 J( v& p
 

 
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