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& l$ {4 ]' k" H: a* C' P
mso-font-kerning:0pt">2012 ! V; j g. n5 W% s& R
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 1 u3 J6 e. {$ V% b. G5 K
& N5 S3 A( c4 K- b, W+ O! D5 x# e8 j& v7 D, `. Bfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容* @, |0 S) A7 j2 R/ acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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: \6 m- D: C/ J& s% E" }2 R7 }( q+ y5 F& B1 n% o! O* C) u. u7 B6 B
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。8 j0 M3 p' l* p$ Y" {9 @2 w4 u
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ; `7 J# k) E8 B9 ?
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' |; r+ O7 V g2 Pmso-font-kerning:0pt">1. ( l: g% v, \; P( e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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mso-font-kerning:0pt">2. 2 v6 z+ z) W6 g/ _) z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。5 V! p5 O9 `7 {$ L* l3 W& s0 U
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + k! ^. j2 l* |) Q, j- U
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1 N, b" k6 s b4 amso-font-kerning:0pt">1. 9 G+ e4 \( s. t) t: {6 |& t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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" r& Q! B) n4 u4 ^) L2 H. @* O0 i$ f+ ]2 p. M* j; p* D0 tmso-font-kerning:0pt">2. : B9 J2 r7 M: c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 7 ~8 ?( t n$ y& a# R7 i2 a2 N1 q
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. a2 g y/ { C& Y: U# H0 Dmso-font-kerning:0pt">3. 5 m' b: c7 {$ F' c+ V, _" T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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: i4 _+ Z4 C' m3 |& i9 k! Z# r. a/ Dfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;( C1 i. \; ?! x) a' X
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。4 Z4 W/ E+ M& r/ ^
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mso-font-kerning:0pt">1. * ^& @4 r& Y4 a# M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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4 C" @1 h+ `/ R% O6 C) Q7 [8 ]6 Gmso-font-kerning:0pt">2. 4 U; h7 l4 X+ e6 k9 u3 j, X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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) H* z4 ?; J" _5 @mso-font-kerning:0pt">3. 7 I0 {8 Y v7 X: P9 T. G( d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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9 Q) a$ R" j5 ~1 q6 Q" y! c: L8 h0 B7 s) O8 X5 {9 {1 Amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。+ Q' w |+ f" }* o- Q/ @
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 [% z+ h# \7 z3 a$ D$ g
$ Q6 ~; A, y7 \. {7 a+ @8 R, H
' N6 } N: z5 A! D) Ymso-font-kerning:0pt">1. % N6 S1 ~* p' _9 M p$ U5 x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 1 x. e7 ^, l8 v* L) g9 V5 K: N
/ O& \ x. ?1 {* j4 X
+ d* r# Y) e* _mso-font-kerning:0pt">2. 1 j" J; h$ |' F' f ~0 ~
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . U" d5 G" O0 y8 V- @8 m
' h j$ O% Z4 n% K
( L- a% P! x B" Dmso-font-kerning:0pt">3. ' H! ~2 m2 I2 d* } j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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3 F7 P$ w7 w( g; X7 ^/ I6 n$ \5 E% f% o
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& B6 D, Z) A7 u" ~# _8 W' S( ^
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> " C2 f& D" n* k3 C& R; Y1 s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' N% z2 d- W5 f
: E# u. K t. F1 N( Q
) S% _6 E$ `. h5 xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考) F* J L4 d' o9 z* _color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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! c% q. V" I! f) z2 o% P4 F4 u! u" H/ W1 c, _7 ^5 X12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:/ f0 @$ i& h$ V2 j# c9 l, f, [
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
3 _( Z" v7 O: U+ d; [& i mAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 # X+ l1 x" V- y0 P3 ~. Icolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
6 [% H) t2 k/ t- ]& s1 s! A# {AR-SA">） | 
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