公文写作经典语录, Y- m6 ~0 Q1 O$ t
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1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。7 f7 C9 V+ V0 h0 O; ~
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
7 [% Z {) O; f$ q/ }, @3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
" O% L9 X* Q2 c. {; u1 P- o4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。
; P& _) w5 R' q6 C# z5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y7 D( g' Q+ v6 [3 r
6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l* ?$ k6 R! d3 M! o. [% B
7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
* a& u" ~7 L ]; ]; A' Z8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。8 v$ i0 W! r2 n' ~& q$ _
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J
0 t: S- N8 I4 N5 D( ^+ m5 R. f例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知
4 m4 A" n2 Z% ?# R4 @注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c
" H( y* \' S; ~ g0 Y& F& l10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S6 @' G+ {, v, E
例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
% {: B) {: h8 ~* X8 [( K' ~8 d* h注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。( O& k- \( G t! M% s6 t- f9 _8 c
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”8 b Y% Z9 l; o6 n! q
压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》2 h+ L) X7 K* \: |2 T( U+ _% h
11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。
# G" }: F( n8 a2 r 注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。
9 a" C1 ?+ n0 a; U( d' x! R- g5 Y1 o12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
+ O, ]( z$ L" ?( y U- L6 W7 U13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。
1 e* ^1 [% R D: k& ], K14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
2 V9 k9 t6 ~& H# y. W$ I* m9 g& Y 编写的守则:导言+主体+结尾7 v* H; k2 ]- s- ~
导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
/ ?( H) P6 b6 U. R; m6 a* e' h 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j0 j+ d W6 H( [6 ?
结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?% t# q, |( D& ?- {
注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R
$ i1 A4 V& A. G- F# Q* t15、批复的标题:关于+事由+批复- L6 I: ^+ x: n7 t. K+ \3 J, l7 M' [
编写的守则:开头+正文+结尾$ \3 C8 }# [. E" l6 U( i6 z
开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。
1 M0 k# x$ l( ]8 i, H8 ? 正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。
) b0 y' p8 ^: \8 r5 q! T# s% T 结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~ V' E4 @! o0 Y5 `
注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
, c, m( O8 }! o0 l1 y0 v16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B1 ^ w5 a+ H( _ e* [
编写的守则:导言+正文+结尾
8 e( i3 n0 i. o( F" e ^导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
2 h3 N& T$ f" d& Z0 N4 {正文:通知事项6 v/ B6 Z' @1 |5 g
结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O) O) _# k2 i+ b- T
注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。
+ ]+ U G% Y% d) ^0 r; p: `; K2 I0 s4 i会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
2 g9 B) J: A4 {8 k% S% k培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
0 T" A1 |, C) u; P& D9 _$ S9 l17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?+ T: {1 I( U6 z. r! L" g g
编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)
: a' t" o3 f2 l- x. X9 \ 情况——问题——建议
' F0 z$ l- G9 k1 \2 e' [ (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i
/ k7 I2 V# O M# ~7 L: I/ ` 情况——原因——责任及处理意见
* b' ~; t; z/ K, f. U' {: ^ 注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d9 o# r+ Q, i, Q
报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
) @6 ?* ^1 Y4 X3 N9 r" W 报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”
" T% s* u( R* E. h; e0 B/ d0 K1 w18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H4 O4 L/ q/ |; f* O
编写守则:开头+正文+结尾
I# C$ M" w3 m- e开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S
) g( Y/ l1 w0 A正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x
7 }2 X5 l) G/ k, a0 a结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
! \* H7 ^! W8 g: u注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。5 m' P/ H1 f5 \/ c7 b6 k. L
19、决定的标题:关于+事由+决定5 i# {; [3 u4 T Q
编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [, q* @$ M& L; `1 w8 c
导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f- V# M& y: k6 }1 s
主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。* k2 Z9 b) K; q
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y
3 ~/ p8 @3 z" Q- V0 E2 ?. N20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T+ f: s6 J4 p4 Q) f
编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k( _. M' @3 B$ f7 y+ o3 V" k/ x7 A
导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^$ T* p0 |" ?2 d1 e8 `: m4 r
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L2 o4 p$ b8 k% x
结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g
- ]9 W- J# X: G& x3 ^; T' M" [注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。
5 N- h: j7 `( O3 |* w21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
- I8 ]$ k# x5 N; r0 C/ Y! V# M编写的守则:会议概况+会议内容+结束语
4 g0 m$ f; m9 ^$ d4 H6 G, ~# s会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
# I& F) H" t6 }; R; l: z会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
2 |6 i' h# L# K& \& m! b2 C结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s# c( i( i0 V( D! e0 T
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。, p4 p+ b5 E/ e' Q r* |+ X: k0 a4 H3 D
23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。
( x: u6 K4 V) f7 n" G+ Y" A24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |