公文写作经典语录/ b" O; O9 ]% L2 S
8 @3 K9 A5 G: g: G- W( F& d1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。
7 ]4 ^% g; a9 _2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
0 n3 j" V% H7 e* O2 _$ d3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c; \1 q7 V- a, s- Y& D9 [4 x
4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。
, m5 N& S( o2 ]/ j1 @; {5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y2 V' Y* T5 V# T1 H( g
6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l
) @/ d# P( g( F7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
) I- P4 _, X5 r3 k8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
& N" ~! [2 |& n9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J4 I* r3 V, x7 l9 T6 T" s6 {
例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知4 F. S2 K' P) s. E7 v( n1 h
注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c+ V4 U- { c0 N/ ^
10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S
( {$ C6 j5 w- X/ ~1 O+ c* ~例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》% g" Q" M& ~: w3 Q. {
注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。
: L3 N4 M# y2 n9 c. G* ^* [% o. ~例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”
# C& u( B' u% X1 \% z( F* \' L# r: z压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》$ y, D$ a7 A9 I( ]) y
11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。% ^) p3 N2 x4 T6 g2 Z& B
注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。
4 t& ]2 ]0 P2 ^12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
8 w) c: h* M# i$ g! s13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。
5 H4 t( H# u' u% p. l. k7 Z14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P, Y: b9 o8 b5 l, s1 b* {# M
编写的守则:导言+主体+结尾
+ J ?# r2 F# V) P& l# d 导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。, a5 q9 o% j: ~2 J
主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j
4 |& `* @- I' v- K; N$ C" A 结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?
) }- _: s: _. F1 \" s+ P+ O0 U 注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R7 y, l4 t7 H3 ~5 S& [
15、批复的标题:关于+事由+批复
% V9 e2 x. f6 r" ]7 @' w/ | 编写的守则:开头+正文+结尾7 ~( s6 ?2 ~' e& b
开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。4 Y" v# Q5 w W ~: w8 B) z
正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。7 C% J+ t% w9 u( \$ w5 v- o
结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~
, ^) s) D8 N3 [8 P# J 注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
. W. A% D" d, Y) j. u( b9 W) y j16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B" s/ b& C, j& a' E- F
编写的守则:导言+正文+结尾! z' s. ^3 |# o) c# ?# ^
导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G/ i4 i) d9 K* g9 e
正文:通知事项
2 l! |9 b+ b) I& C结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O! J" ^7 `$ [! j
注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。
& i! U5 x" |! M F/ y( d会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
8 _1 u0 e0 R0 a培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s8 G9 c. y/ y- ]' [- ?: |! h
17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?) i2 [ B! U. S4 x9 i) U: _+ K- g5 V ^
编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)
6 n5 ~/ z1 `2 A! d 情况——问题——建议
& |% O1 e p# u* E; [$ \% r, o/ T (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i; K z0 b, _- R3 \# z; j7 c
情况——原因——责任及处理意见9 O- |7 l' _1 V) ^0 ~
注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d* A7 w; y+ r k2 Z% R: G) r
报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m' g7 c! O1 i* E. E7 c
报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”
( g2 Z$ s6 C7 j+ @# W( Z& J7 b18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H
W! x8 G) U* ~3 j9 Y/ z. J编写守则:开头+正文+结尾
3 e9 B5 P, h2 |' |) n开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S2 I+ I" U* @! n3 _ a: K
正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x( o0 H3 ?) _4 m5 G( j
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。: _: w& S# Q1 D1 c8 l+ B+ U
注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。, w+ L9 w1 }7 t
19、决定的标题:关于+事由+决定5 L$ H' _: G& N/ I: E8 {. d
编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [: q k6 d+ E: U3 Q+ P: ]2 Z
导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f' ? I' t5 \6 b0 T1 C. L: ~
主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。3 |/ A! C5 n* @% ~: S! o- y
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y0 O K- O( U# y. I2 I# Z3 u/ c% ~% ^
20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T
3 w& r: H- D5 \* Y5 ^编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k' M y$ p8 d$ N( l/ D. v7 q: Z
导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^
5 C" a" A( x' R' c9 x o/ k2 g) v正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L
7 i. @$ X) R4 q& e# ?结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g3 V. U# V3 Z& \. s6 u
注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。! Y! F. e; U9 T1 z' j
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
0 l0 _9 l: e z5 I编写的守则:会议概况+会议内容+结束语
4 R/ {+ Y! ~$ `) k7 e会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
! l, w* l( ?- O: ~, L! d3 M1 y会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A3 M$ \+ Q& I/ ^5 J4 _
结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s* Q& i. m9 @# X8 X
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。$ M, h% r3 A) `" V' G7 ^7 O
23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。
( Z) W( |7 ?* f8 l' h24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |