秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就"办事"的学问作一番探讨。
8 I- v: B" I; w2 o1 K) U/ \ 一、如何办好领导交办事项 & i7 u5 z* x S1 O2 q
(一)接受工作任务要弄清"三要素"
0 g6 _8 P7 W% @$ P g! C& n 领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。 2 y2 m# p4 z! g9 e. D c% r; r
(二)优化办事成果"三比较"。 # z8 W1 ]* [' |9 P
办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。
, B5 x5 T ^& S n1 ~ x (三)把握好办事"三形式" # R2 i4 H9 ~# p+ Q2 H- C4 L+ H0 a- P
办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 1 I7 K) h: j. I- u9 x8 h6 Z
(四)检验办事效率"三标准" , R# H- r# x1 X0 I
秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
' a$ D5 V1 I$ _; g! L (五)向领导复命"三注意" , L& V T& f/ b% h9 b" R8 `
工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
' x) W+ h$ ]5 V3 x- S6 u4 | 二、如何办好请办事项 ; d( U; h! g! R6 |
做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。 ) v! |3 G& A; P- D* W
(一)精心准备,提出合理建议 , x# ~# m2 I1 a u/ i) Z- R( |
(二)讲究方法,选择适当形式 ) F7 b- P0 M4 D! a5 m
(三)注重程序,坚持逐级请办
3 m0 ]& T( Q1 D% T (四)提高艺术,优化请办效果
& p; p' A% ]! T5 `' R (五)以缓应急,避免紧张出错
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