从公文收发中偶得的秘书工作点滴体会

    公文传收是秘书工作的日常事务性内容之一，如何提高公文传收的效率和效果，是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中，我个人的体会是，要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。如何区分“重要”与“一般”呢？我大致是这样区分的：
, k1 O5 B" d: k+ ~, w
      一、先“急件”后“平件”

4 T. ]% w) j9 r% q( E7 I. g( [      一般说来，领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件，另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断，把“急件”放置在最上方，可以较好地提示领导，使得“急件”及时得到领导处理。
2 b4 N; J* t5 b4 X' Z# P* n  ^1 n1 E      “急件”有很多种，与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”，上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”，但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文，秘书应当在第一时间送呈领导。
) G' H3 ^, l  Y, j% v- [' Q
      二、先“阅示件”后“阅知件”

4 ]( ]' {0 D( d) `' k, Z, `. l4 p      文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言，领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文，就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况，以便作出批示，应让领导首先批阅这类“阅示件”。
      而对于“阅知件”，如《关于担任大学校长的函》，对于这类公文，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。
' w" ~9 i# X" A# c/ V& P& j
; P( T$ X, b8 d& c0 `  y; V      三、先“热点件”后“一般件”

2 H1 ]8 q% @' d! A* F0 C0 l      每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点，相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估，这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间，与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”，这类文件的排序应当靠前。
4 P+ o) {0 I$ \* X) }3 P      当然，所谓“热点”都有一定的时效性，有些事件在某一时间段是“热点”，在别的时间段就不一定是“热点”了，这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点，关注本行业、本领域的改革发展，对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸，努力提高把握“热点”的能力。
) y  t7 A5 N+ v" G) a" a* ?4 }* I! y
+ W* g3 F) T0 h# o0 X. y1 u      四、先“分管件”后“相关件”

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

学习，先办件再阅件吧

关于担任大学校长的函》，对于这类公文，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。+ b" Q$ z# m. a) V% i0 E* D

公文写作百法例讲学习，先办件再阅件吧