秘书工作中使用电话的频率很高。用好办公电话有益于提高办事效率和改善秘书形象。 ! r, m. w! Y, R$ Y6 ^" v' r( C ~
1 @ e! H# W! z0 ]一、接听电话
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- V6 ?) }- x* _; T1 g0 N迅速接听。电话铃声响一声大约三秒种,办公室有人情况下,最好在三声之内接听。若长时间不接电话,是不礼貌的,也会给单位留下不好的印象。; ]3 J3 m( Y* {; R
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发好首声。拿起电话的第一句话,让对方能听到亲切、优美的招呼并自报家门。这样,人家会对你和你的单位产生较好的感觉,双方对话就可能顺利展开。" `7 X7 h2 z" }- g
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注意语气。要保持好的精神状态,快速理解对方意图。讲话要得体,声音要清晰,吐字要清脆。准确应答对方的提问,一时难以说清的问题,了解后及时给予回复或提供有关咨询人的姓名和电话。虽然对方看不见你,但是会从通话中感受机关的良好作风。
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二、拨打电话* S( J) J" a, f& t
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明确对象。电话接通后,发话人应主动自报单位、职务、姓名,然后询问对方是否是要找的单位或个人。当受话人的回答无误后即可交谈。& K% [5 B$ u7 \1 ~
. Q% H0 s0 a* o/ ~+ ]# x3 G说话简明。打电话要简明扼要,节约时间。无论是通知事项还是商洽问题,都要讲清楚、说短话,提高工作效率。
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尊重对方。尊重他人是自身素质的反映。无论是与上级、平级还是下级通话,也不论是受领导委托还是本部门工作需要打电话,都要本着尊重对方的心态礼貌用语。不能居高临下,口大气粗。
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# h/ ?( Q5 C4 @6 h& m& w9 w三、通话要求4 n4 @0 \+ q/ n0 ?) ?+ E
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