浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
  e& `( U! h% g0 S5 H
; p, o. f- q# y9 z7 }& ?　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

  b9 }. X# S) ]2 C' H: Y4 T　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

1 ]2 z% @" ~( [0 Q# ]& @2 E　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

- g" w. g% ], h2 k- e9 P　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性
' M2 Y' _6 o7 C5 p1 I$ Y
' H9 s% N% C, d! }+ v2 A　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则

7 o3 C2 Q7 x* W' n5 Y( w, h　　超前原则

$ C( s5 B1 O5 c( t5 C* P, I　　定位原则

　　信息原则
2 ?  e9 {5 M7 ^# \6 E, H2 T
; K1 }. r. n4 u3 E% q( e% y  [　　谏诤原则

1 n5 c. I9 R* x　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标
& Z* H- l! {7 P9 H7 ^* B7 s# s
　　协助领导设计方案
: I9 L9 E- ?: \2 ~6 f
　　协助领导评优选优

- e3 F) a; c3 R3 ^* s# l% V( U　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系
1 ]1 L0 Y/ V, f
3 H- ?1 w" x" B. y　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

0 U- z% D) w8 G' h, [　　（2）、协调关系的特征
: t' j! }. _$ l
　　从属性
5 _" j+ h+ t3 j! h" v" a  _; d
+ X' u+ `1 P8 u* M; R　　广泛性
, f- k& B# g. z! o+ o
9 d" b# R8 M' w　　间接性

　　（3）、协调关系的原则
+ ~$ ]3 ~7 H4 \. y6 _( Z5 s
8 y/ k" w! E/ @　　政策指导

　　客观公正
+ ~/ Q  U7 H3 @2 v1 _1 V6 r
: e. h& h2 k; C, p' t: e1 V8 n: Z　　平等协商

　　注重整体
; e$ b3 o9 F6 F: _
　　灵活适度

+ Y' N" \) y# P7 ?4 g5 b　　（4）、协调关系的过程
2 M3 [$ L1 G9 k! D- _. _8 Y
9 m" p+ W+ j7 S6 `2 Z' \- H* A" g　　摸清情况

* T5 B" ?  t3 q2 q7 e　　找出症结

0 F. a$ j- f+ a7 G1 f2 z　　恰当协调

; u$ j. G8 G8 P+ ]# e　　督促落实

　　检查反馈
  f" E3 O- F/ F( t2 \% V
　　3、处理信息
  a9 ?  U+ p- j( [
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
( g; f/ b, k; [' i7 p5 c/ u* U
4 ?2 C/ I$ C0 E5 E( J  W　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则

　　保真性原则

1 H) h& X) K! J4 `　　适用性原则
( f& C! G+ h3 L" k: ~4 w% A
　　预测性原则
( ]/ s6 S& h) Z9 V1 u0 k( A  F
  v: L9 e: w+ o' Z: G8 `; d　　（3）、处理信息的内容
, k) \! X/ _# L2 G; a
　　历史信息
2 s9 m5 u3 X' A6 r' r) [
/ o; d" ~3 H) D# s4 R: G　　上级信息
1 l- E6 L. w- q, @
　　内部信息
6 J) |. g2 ^( o* I" @
) \; Y7 F) P9 ?: ^　　公众信息

　　社会信息
+ Y% y1 R8 ?, y$ ?  S
　　（4）、处理信息的过程
, o8 N' O8 ?; X0 D8 }
　　信息的收集

) O; t  Q% s* j. C, m　　信息的加工
/ k' E4 u5 N* r# z7 h
　　信息的传递
! z' E' d0 z+ z& v' ]) N& b
　　信息的反馈
6 z1 P7 e+ w& \) T; m. c
　　信息的储存
! ^1 o& a6 ^2 I+ s4 }' P, K- Z
% O4 _% t( z8 V3 L. m　　4、办理事务
( [+ t2 d+ U' v2 @
# ]/ s* S2 s" o　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
7 w$ x" O/ [: n: @# c' E& ?: R
) r3 V* g, W8 W1 e- |　　（2）、办理事务的特征

　　综合性
9 a5 ], a$ d, z4 U. o; B. G, w1 P
　　服务性
5 K/ a8 q. `7 V' e6 h* p5 [; O5 f
: ~( R4 C) k! R' g" ^! S: K　　繁琐性
- |6 @, z/ j: r, o3 Y3 Q# n
% x' E5 i1 b4 J- k. H9 T　　突击性
) O9 r  R8 W! D, D; Y
- v2 w0 p% O, m9 S; S　　（3）、办理事务的原则
; d4 t3 M( m4 ?! F. x7 z
# I- e. V1 e' S/ J# \- }1 J# k　　被动中求主动

% ^9 b% a/ e, `2 c( K　　原则中求灵活
& F# l, l. T- h; q. I- {
　　繁杂中求规范

% n; O' }$ [9 q　　（4）、办理事务的程序
- B5 _5 p+ P6 `. z  q  J$ U
　　自然程序
3 D" r1 ?. O7 M+ R% ~
6 C3 g) }! k* Y! ?( a9 h　　理论程序
* p* m) ?: R! t( Q6 O& l$ p
1 s% S+ j/ P1 [8 @　　指令程序

　　法定程序

7 Z2 p: I# ~8 }8 X* {3 B) N　　技术程序

; p" q! ^+ C, y, n# J　　习惯程序

4 v1 t+ E( }* Z" l　　二、秘书的职责
0 x' M, c1 V' x9 {+ v　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
  h- Q# D  W0 `$ F+ v
　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
. P& c. G+ U4 e( z2 @! D; I% Z
　　行政事务

" R( ?2 s& I/ \4 W' w8 i　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
  ]9 u& S- X/ B* P
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

$ y' `' H% \$ Q  }8 g* |& Q　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
( m9 n- I/ C- K6 b& R% `9 d. J
　　写作事务（各种文体的写作）
$ J) F. T/ T5 H
　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
/ P" S/ b$ g! P. l2 ]' p
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务