办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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: N: U$ `) U3 X! r) y% Z加强办公室建设与管理
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0 L7 p, R$ M8 ^: M9 T2 o' \4 n3 Y; U- h一、办公室人员岗位认知与基本职责
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0 E& }2 _5 {9 J( j* J" A# e# y二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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* ^) z; a* l3 R' p/ }四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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5 A% Z, T  L+ c+ c) S. m一、办公室人员岗位认知与基本职责

+ L4 ?  D% w& ^$ i, ~8 H（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

- O+ b* r3 L4 b: s# D按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

" @+ y* e; i+ ]8 S2 a" q三）办公室人员角色定位
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* w1 r) m: e7 ]% G% v办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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" x. x1 r/ o4 x2 L2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

0 Q. f8 A8 x" O9 q7 s+ k三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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2 b9 d" e3 X1 X1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

& A/ E2 A+ s. a& {: Z" ~（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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8 G) p6 y9 T0 b( l# q6 G0 e调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

, Z) b2 x$ t( z( s0 Z5 ^. g4 c3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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, X2 ^2 K5 y3 }% B% ^: |意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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8 k$ d/ e1 s) |) N做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识

责任意识
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创新意识
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" S6 ~8 G1 N& a; R. m* u$ t1 T奉献意识
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信息意识
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/ i: K0 z2 c* k7 Q程序意识
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学习意识

+ Q3 m3 S+ l' p$ ^# |! A* P（五）领导对办公室人员的期待

8 E/ y8 v% Q. f3 o领导测评办公室人员的20道题目
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7 _6 {. X- n9 F# ^, j* v1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

( ^+ C/ D1 `, k' w; d: x* t8 l他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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$ |  M& O! R5 x9 C他的工作有条理吗?

5 i' m- c' H5 W9 ?- e  G. w7．他是一个机智的人吗?

: a9 y; r+ M5 ?$ l. A能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

: y& u5 v! q3 H7 N! g$ {7 W能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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1 L4 ?9 z8 C9 P, L& Z- {10．他在危急关头是否沉着冷静?
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2 O6 v5 O! T; T+ F* Y* _当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

/ h3 ~  b% i- q4 W6 H/ P是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

8 ~" ^4 |5 j8 e; Y领导测评办公室人员的20道题目
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/ x# a% b9 {" b, n4 E13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

  @8 |+ \: u; Y) M0 s14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

, t2 y& G" d5 O. ]15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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/ g* k" N2 A0 `7 R6 L能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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/ A! A. }  I3 A是否根据需要自愿在休息时间加班?

! G/ Z9 B4 n# U. d: y; I领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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+ t3 N$ V8 \( S能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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" H7 s+ u3 g  ^& ^, h: R二、加强办公室建设

1 |" q2 S! @) ~) K' {4 d$ a（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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* I7 y# c7 O; |: U6 ^& u2、积极推进建章立制工作
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0 q& X2 ]7 p1 }8 p! h/ \- i9 k8 b3、努力营造和谐人文氛围
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4 [( e% C2 j5 V% z4 L4、大力倡导团队精神

% {( D+ x2 J2 K+ S( i5 @（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

5 ?6 U0 a- a- T2 {& P( t* X  \7 j良好的礼仪形象

良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象

3 i: b( r* m# e二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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9 B/ K/ M6 t( L3 Z( t! ?- c3 ~5、随时让同事知道你对他的感激；

9 Y$ R7 F+ f+ H0 _" q5 i! ?6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

; u* O" @+ M- w! e: h8、不居功自傲，有容人雅量。
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9 L/ @2 H  y3 s$ I0 B# u三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

! @/ g, ]  Q$ h7 y1 r8 u1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

( I) _1 s, Z" w. f( k4 y（1）确定会议目标

; d0 T; W* h; R/ p/ c2 F9 J, D* L（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算

" e1 X! O" k) z  u3 b4 E# S（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

/ B# y' @! w8 ]4 C) j会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

) E, {8 {3 u8 Z. Y# }5、分工撰写会议文件

9 [/ m) i, r5 j( K6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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5 I+ E/ j% \9 S9 c3 E/ x衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~