秘书的日常工作有哪些

& ?6 D0 U3 C6 p" L- C' i) B
5 _& D/ q7 l' ^# b一、日常工作的范围
8 \# k0 f$ H& C* _　　所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。一般秘书的日常工作如下：
/ z# f5 }! h6 N2 ^+ Z　　1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。
　　2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。
3 }, F8 f: r5 Z! H) e& H　　3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。
　　4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。
　　5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。
　　6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。
　　7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。
　　8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。
　　9、档案管理。
. `' M* J5 e. R" y  @8 g　　10、辅导新秘书的工作。
　　秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。发生突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。
　　二、职责范围
　　1、整理办公室
; h2 k* G( j$ m7 s- j. F3 S" g/ S7 b　　秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，作为一种职责，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以说，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。
5 ]2 I' Q" s( V- W　　2、收集信息
- K. ?1 M/ w8 _( V$ n　　秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作；为了给他的决策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上司负责的这几个部门联系，并通过各种途径收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这几个部门汇报上来的材料，那这些信息是否准确还比较好判断；如果是从网上或其他途径收集到的，那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。
. Z2 A3 L2 J! g. G  q　　三、发挥主观能动性
  A( l: w! u$ `$ w6 N　　由于秘书工作的琐碎和繁杂，上司不可能对秘书的每一项工作作出指示，所以，秘书应该充分发挥主观能动性，完成自己职责范围内的工作。但是，这并不等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决定作主，如果判断出是自己能作主的，那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂务”，是个秘书能力的标志。
　　要充分发挥主观能动性，一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。但大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道自己能为上司做哪些杂务，哪些“杂务”不能做。
7 o0 d4 u  p9 D( r　　于雪是某公司财务总监的秘书。每年到二月底，她就发现上司特别忙碌，经常把财务部门的几个经理就会频繁地找来，通霄达旦地研究问题，而在平常很难出现这种情况。刚给财务总竖当秘书时，于雪并不知道这是为什么，只是觉得有些特别，所以，她并知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道，作为一家上市公司，公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司业绩报告会影响公司股票价格，事关重大，所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了解了这一点，今年于雪不需要上司交代，过完元旦她就将做决算报告所需要的相关资料都准备好了。
/ t( h4 d4 h( U2 S4 e　　四、注意“越位”
　　秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境，所以，秘书应该有主动积极的精神，尽量为上司多处理一些杂务，减轻上司的负担。但是，这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时甚至让上司很被动。经验不足的秘书在工作中常犯这么一种错误：因为上司一向要求这么做，所以这次我也可以这么做，因此，经常不经上司确认就自行其是。虽然上司过去都是那样要求的，但未必这次他也会要求你那么去做。对于那些上司有特殊要求的工作，秘书在做之前一定要请上司确认。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时，必须向上司请示，不能先斩后奏。
: P# n# i7 d2 ^- e0 K8 P; A0 k7 V　　作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围，自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注意：
　　1、未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。
　　2、私自代表上司与客人洽谈业务。
　　3、随便接待或回绝没有预约的客人。
. r! o+ k$ ]' y- ~3 {) ~1 A　　4、询问会议内容。
　　5、代替上司接待客人。除非上司有明确的授权，那怕是非常熟悉的客人来访，秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊，也决不允许秘书私自代表上司与客人洽谈业务上的事情。
　　6、随意决定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的时间较多，秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必须先与上司商量。
% e( e% [" }! z* I  c+ @- r　　五、执行指令与服从指令
　　1、执行指令
　　正确而且按时处理好上司交办的工作，这是对一个秘书的起码要求。秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候，应该注意以下几点：
　　a、对于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，应该自觉主动地去处理。
6 c( u2 v$ q  k: I* C  K1 S; W　　b、在同时处理几项工作的时候，要分清轻重缓急，确定需要优先处理的工作。
( c. a9 M5 r; |3 j; I　　c、在处理上司交办的工作时，不能自作主张影响工作结果。
- N' q" H7 S5 s! H+ R8 T  Q/ c　　d、完成上司交办的工作之后，要找适当的时机向上司汇报。
6 o& z, K$ x& P2 Z0 \# a8 O: R2、记录指令
( \+ ?1 {5 b& o+ c6 E5 [+ J. }7 X3 d　　对于上司一些重要的指示要尽可能地记录下来。由于这种记录只是给自己看，所以记录可灵活简洁一些，如使用些缩写或符号；如果过于专注于写笔记本身，就不能集中精力去听上司的指示。秘书在记录上司的口头指示时，要注意以下几点：
　　a、要准确写出要点。
4 H' X! [& W; s% [( s1 H* `2 ^　　b、不要照搬口头用语，应高度概括成有文章特点的语句。
　　c、要将日期、时间、地点、数量等准确、清楚地记下。
4 \5 J8 r2 R$ I　　d、根据需要可做些省略和简化。
　　2、服从指令
' q% S+ g6 a' |% S, U5 a1 ^) [　　上司在对秘书作指示时，有时也会出现失误。即使上司出现失误也不能当面顶撞。如果当面顶撞领导，对于一个职业秘书来说，是一种职业自杀行为，因为秘书作为领导的助手，在任何情况下，都绝对不能干预上司的决策。
: q; p8 n4 V) ]3 R3 {4 ~& j$ R# f+ D　　为了工作需要，上司可能会让秘书去帮他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母亲从外地来探望儿子，但上司又要主持一个重要的会议，他只好让秘书代自己去火车站接母亲。遇到这种事情，有些秘书就会嘟起嘴，显得很不情愿。这种秘书得不到上司的信赖。如果要想让上司信赖你，那你对他交代的每一项工作都要毫无怨言地接受，并做到让他满意。事实上，对于秘书来说，“份外”的工作往往意味着“额外”的机会。
( F' W& I, R7 e- p　　六、请示与汇报工作
9 g% _! q: G4 l" k) i$ s5 Q　　1、请示的方法
# g# r( d* J3 `! N　　秘书在接受上司指示时，必须注意力集中，并记住以下几点：
$ ]  Z' P. T+ @' {　　a、上司叫你时，应尽快答应，并作好记录的准备；按5W1H原则作重点记录。
, o6 J. Z- v; x( F! a　　5W1H原则是：
　　什么时候？（When）
4 L1 r' |9 H3 M5 W# r　　什么地方？（Where）
8 ~, j9 h; k" k# h% v　　是谁？（Who）
8 ?1 F  W  m6 M$ y2 q/ e8 c) o8 t' ~4 c　　结果是什么？（What）
　　为什么？（Why）
7 _. N+ I+ [  Q$ B' D! D# q　　过程如何？（How）
* b' E% X! ^! T7 u; b, u0 ~' z　　b、如果对上司指示有不清楚的地方，不要急于发问，等上司基本说完了之后再问。
4 {+ f' {5 }7 l6 K" t　　c、对于上司指示的要点，特别是一些数字，一定要重复一遍，请上司确认。
; b, t; W; e4 [1 e1 ]2 G3 C　　d、对于上司的指示，如果秘书了解一些相关的信息，或自己有什么建议和设想，应说出来给上司作参考。
　　e、如果秘书在接受上司的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突，自己无法错开，那就应马上说出来，请上司指示。
; H; D3 g8 M, N& T3 c0 P, o- e　　秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情简单，就另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报，上司又从其他的人那里听到了这件事的话，他可能会不高兴。
6 ^* d3 N8 }2 |( K/ L: f6 Q- R4 K# U# s　　2、汇报的方法
! |% J1 e! b. T: X- `" e　　秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报，或者将自己收集来的信息向上司或其他人汇报，因此，秘书在工作中需要汇报的情况很多。
. A# r7 Q! `! k* W5 Q% @　　在汇报的时候，要记住以下几个基本要点：
　　a、要向上司汇报什么，自己要事先想好；
; z; S" B! C  V　　b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这样的顺序汇报（也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报）；
　　c、向上司报告工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报；
8 q1 f% l5 i$ Q3 P' @6 n: i　　d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报，在这种况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。
+ Z8 w% c% y$ r9 ^* \　　e、如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行，比如上司让秘书帮助发封信，秘书办完之后，只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可以了。
　　f、汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。
　　下面是一个秘书完成上司交办的工作后汇报的例子：
　　“关于上海分公司召开营销工作会议的事，我在给您的报告里己简单写明了；作为重点，主要是这么两点，一是我公司的新产品展示会，将在上海和杭州举行；再一点就是商品的电视广告制作，我公司决定由天地广告公司负责，经费问题由他们先提出预算，他们已同意。关于在杭州举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等具体问题，我己在报告中作了说明，请您指示。”
7 P' u! f- ?( `$ d) [　　有很多人有这样一种毛病，在向上司汇报时，喜欢把汇报内容的各种背景扯进来，而且背景又有背景，前300年后500年，以为只有这样上司才能明白自己的意思。其实，你这样云山雾罩让上司反而不明白你到底要说什么事情，所以，几乎所有的上司都讨厌这种越扯越远的背景说明。向上司汇报的原则是“言简意赅”。怎样才能做到言简意赅呢？其实，只要坚持“5W1H”原则，即可。如果让上司明白了以上几条，汇报也就可以了。假如上司要求你再把事情的来龙去脉说明一下，那你才可以在最后作些补充说明。
　　在向上司汇报之前，秘书应把能想到的问题都想到，而且越周到越好，这样在上司问到时能对答如流。给上司汇报时尽量少给上司出问答题，多出选择题。比如，上司在与客户谈判时，另一个客户来电话，要求更改合同条款，并尽快给予答复。改还是不改，如果改，那又怎么改，当你把这个问题汇报给上司时，就不能让上司做回答题“我怎样答复对方”这样只会让上司为难；如果你让上司做选择题“合同改还是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情来得很突然，上司也可能犹豫不决，他有可能会来征询你的看法。