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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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3 p. C5 E& n* j' y2 J) p O. R老秘回答： 5 k. ~- B: K W* V/ K2 v
5 U; ^+ k$ J* T会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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2 o: X# {. n0 i! h* Z●使会议开得卓有成效 . k- k3 n6 c3 {. U
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
* s6 F. Z& s& p7 K K3 Y" k% K 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 0 ~1 z* _& q* g
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 7 _5 s: t2 u) l- E$ ?: p3 T
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 + L- c) z5 c8 h
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
4 y3 z: U* K3 n. { 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
4 c2 a& u9 F! r- N1 j/ @( Y 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
% k! U9 L9 O$ B* B! \, S 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 9 y! k7 \9 G1 e5 }) W: W! b+ x& r
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 : h) f) m# H4 m. J* H$ v
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 * l$ V$ V E& o
10.信息要加以选择，避免过多。
$ R. h. |; j1 v2 ]4 p 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 6 _' `2 z1 D9 q0 i
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
8 T. H/ ]# I) ~+ q% C; b* Q 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 1 N* b- k% s7 M! k4 `) r
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 8 l. f, x! i7 y% p9 Q
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 % y$ h' `4 @5 |1 s5 t- ^+ L: J
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
4 Q0 [, w: w7 s" [ 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
O/ I3 w& W* M- [. U5 A# | ^ 18.会前先拉几个盟友。 0 ]2 J- O. q: V U# o2 v, ?
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
) E4 a5 e/ @! }, `" z 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 ! t- f$ P+ [, e
●会议准备
, Z- k9 T; \+ K e3 T& ~ 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 # O0 ]" A! I+ m
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
7 ]; |- B/ @# D, D; R# b8 Y 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
" Y* z7 {2 J- R$ M* v 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 2 r8 d9 K4 ]9 x" r- r* P
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
3 G& {+ U# A' ]# P- n; h 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
, |9 Y" L* E) x" S O. D5 [ 26.任何议程变动都必须通知主持人。 ! ?" d& K8 A, p4 Z, c" d' M ^$ X
27.议程要尽可能短小简单。 9 E5 ?+ v V! V
28.尽量将议程限制于一页纸上。 % B+ E2 b f( `. W# F0 ^, d) |9 b
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 : q& n9 z2 Z0 |2 h; V
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 ' C- m$ g* Y5 @0 ?% v* ]" s
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 4 g0 _! h8 n$ E2 S5 T
32.必须将电话转移出会场。 0 [' a, |7 H6 G# u* H
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 8 z2 c2 i( z+ O( [, Z
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
1 m) S, @; P& n# | 35.要找个确保没有干扰的会场。
9 U" F3 D9 }) f% \ 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 4 C0 H) \6 R R. N& u& }3 y
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 % Z& D2 N' j9 s9 q
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
3 U; G' z3 A5 V4 g* v. ~. u 39.座位之间应有一臂长的间隔。 9 ^& w: i! Q' }1 r3 ^$ { ]
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
P) q: E7 B7 l- M4 W 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 & V: r$ i& k) o2 {
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 9 Q2 f% T+ ^& m" p% K
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 k+ H* p, A- T* h: h, d
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
( C( }2 i/ P2 j4 [& Q; b1 y9 w) A+ S 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
; ]: e3 C$ e0 K8 x9 u 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
5 E2 W- S: x, p: Z0 h ●出席会议
: l: n' t; I' B9 n6 N7 m8 E8 e! f 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 ( R8 M2 F9 }: [1 ]
47.会前拟出自己的发言稿。
{- F; R! t, z1 u; J3 h 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 e: V6 J' t! d; C6 Z8 `4 y
49.要保持积极的脸部表情和音调。
' A2 r' F* k0 |5 f3 F/ Y# J' }9 J# z 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 * V9 k# r7 t2 W$ I3 o- v
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51.开始发言前先作深呼吸。 * Q# L7 d0 l& t+ Q8 k
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 7 P# q3 p0 n9 A" n4 `% J
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
4 {8 s' C" G2 I/ t( C 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 ; f9 b5 t6 Z1 o: K x
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
# } }/ v0 C9 G) N; Q. { 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
c; A& ^# E% w 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 2 d( ]3 E% v/ S$ h/ I
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 # P+ E7 p# _& a# a. m& w3 m! o
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
9 Q. Q( ^+ D# q- d 60.必须按照议程顺序作会议记录。
; `5 ~% Y1 K( h: ^) p0 [" V7 ^ 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
6 g; H2 p7 N) W L! Q) R$ t3 m 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
! r% _3 {; l% [" @+ b( x 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
! ~+ \( l) ~' i" S" S5 [ j! t ●主持会议 5 N+ I# T. L8 k" q" [3 X
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
/ _5 `/ F8 f3 N' h% t/ v 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
5 h$ P; }' I6 `( J! a0 { 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
/ A T5 p ]. U2 c 66.尽量于会前认识新来者。
2 D! a9 S7 G& O: Q9 m 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
; s9 W3 [8 t7 ]1 Z# ] 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 ; ]; N8 Q, k b( {
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
6 L3 c! B8 d9 i y 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
7 V! P; u3 a) I9 P- e" v) | 71.要制止支流辩论和私下交谈。 ! ?1 i- J& t9 @5 V
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
" W5 ^" e d; r% u. Y% D \ 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
& C8 B2 ]5 r* o3 K# m 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
' H* K( u4 E0 U 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 ' Z2 b# y* X% A2 _; U; j$ |
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 0 \' t8 h8 ?% c# _. k( @& Y! N1 N+ o
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
4 ?6 L9 L$ W9 K* _- y! S Q X 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
% c* h |0 M* @) [' T 79.必须清楚每次会议的规则。 " y7 s+ W1 t+ [0 ]5 a
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
( `1 k* R) [- E7 A* b- W 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 , \. Y( `; l# c% k6 K w/ \2 z
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