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网友提问： , k( s/ k& v# h% T. x
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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1 R8 h+ b3 w4 b# o8 g●使会议开得卓有成效 . N2 {9 F+ H. c( O
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
+ i. @$ f, _* j5 [% y5 w F 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 * J; l3 z. w' g' Q" L
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 5 R1 `+ r- J7 T$ g$ s2 X/ P. }
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
7 ^4 E- M+ Z4 H9 V) V 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 0 O6 W V, _* _" T8 b
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 5 Q0 B1 x+ P' Z, ^+ c
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
' G5 y0 c# B. |. L 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
/ y9 Y; J- V1 I; I& ] 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
& V$ X4 B7 X8 a# e 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 ! |4 r& O3 u \! n
10.信息要加以选择，避免过多。 # H- W! n! L& ]+ }9 ?- [
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
) W, p! q4 S5 |4 P 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 0 w: d: G! n* O6 m9 a
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
/ n$ D- y% X4 P 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 & S* m7 I. ]' Y6 z3 O
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
3 X" A* x; P3 D( x 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 # D( M- K& P, ~$ y7 |, K P
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
: y! Z; m& x; q; c; d 18.会前先拉几个盟友。
1 N4 K( f) X0 e+ u; J6 \$ T' V 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 ' |; k t3 P' K" P7 f9 @0 Z) w5 T5 u6 \
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 $ U: a( ]* Z; ?2 m4 C2 F) H5 @
●会议准备
3 K `2 W4 Z' O0 f 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 1 ^" y' y9 X7 r2 C( {) x
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
- k) Y6 |8 ~9 m: | 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
3 v. L% U D$ i" W. Z" U 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
t: |0 d' f% y 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ' i* w9 o& h) q% L2 q( Z$ a" V
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 6 `+ s- U2 ^4 f1 d% I
26.任何议程变动都必须通知主持人。 5 L0 H0 Y# _ e
27.议程要尽可能短小简单。
' Z6 s1 Z7 C; n! ]2 d& S5 q$ G 28.尽量将议程限制于一页纸上。
4 U5 x! `# U, ^1 n1 I; ] 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
0 H, B- n1 {: J; m# X 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 6 p4 f5 p5 G: i, e
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
/ O! _/ @# i A; x! p4 d# ]: ` 32.必须将电话转移出会场。
* p1 { r/ }: e# E" |, ^ 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
& i- \- c5 l ^ 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 7 x) Z- @" U: }: H3 }! t4 Y% \
35.要找个确保没有干扰的会场。
1 t0 i h3 i m& l 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 & J6 j: k# F- e% K
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 0 C! B7 y, n6 X
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
" B9 [# a# i$ t7 R* [5 @2 D 39.座位之间应有一臂长的间隔。 " P( z# ?7 G8 w3 D( \, o
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 1 C8 k. ?* \ {; n
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
3 [3 p. a1 I4 s9 ?" _ 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
+ M2 ]# u" Y& f e/ B, @" k+ } 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
" {) E: S- d; j3 q4 M' W# | 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
. k& p% N9 d8 |/ G9 ^, L2 j* w 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
, h2 k2 V# ?" A/ _/ }1 n 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 6 e9 h4 Z1 C. e8 H4 @# K
●出席会议 - l! W% S3 n+ V+ n2 |& {
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
0 A9 ^) C7 `( N d* z& ^4 | 47.会前拟出自己的发言稿。 3 ?% c1 r5 k7 G$ V
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
Z b" i. p6 _0 U2 A5 i 49.要保持积极的脸部表情和音调。 , M9 n. r/ s8 E
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 7 ~$ Z# Y$ [ U* A+ e9 {9 Z* T
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51.开始发言前先作深呼吸。
- e! r0 A, G8 B/ A, c! d5 F 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
9 A, K1 b# _8 C2 c 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
, u9 A1 r A9 F& s4 r1 q 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
3 U! m3 D4 ^* t4 D5 B8 r 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
% o' y+ O6 ~4 D# |& Q* ]( y 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
2 ^* x- [/ N2 x- [2 G 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
: p# F( O% V, H- y: w 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 / N) D C- Y' ]6 X3 k+ y
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
' o5 [# M/ q. d% o( J! J' [ 60.必须按照议程顺序作会议记录。 2 ~8 `$ H! a* a1 T
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
) ^' P$ ~! F3 c, {9 B0 n+ g7 g1 k4 m 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
) o/ H& M( ~. E 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 9 p4 p4 R# e2 }3 p8 A0 a( [3 C
●主持会议 * Z( z" X% n4 @7 \2 A' R+ h
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 ! c9 ~7 ]* {( |9 S( E/ P8 g
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
+ H0 ]- X4 ]8 O" ?6 p) @' U 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
6 g2 M" E9 L& ]6 I 66.尽量于会前认识新来者。 * F( g% y5 a: k% w8 a8 @
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 ! s. Z* h. u% U0 I; E
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 " W1 z4 X3 x o# Z0 R0 j6 X [
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 1 O4 P3 O9 n% Z+ f$ n' w S0 g
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 5 P- C! U0 ^8 W& e
71.要制止支流辩论和私下交谈。
0 w) {7 i: G* k; Z; j2 h 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
, }; O! j3 U6 ?2 F4 q$ M 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
9 u R h9 G' [; M; w0 P; L/ U1 P% [ 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 0 J5 H, s; m9 y. f, I! v7 n. t
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
2 j- [0 y5 L6 ^* m7 M 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
0 m, M# p3 G, M 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 , M Q- k/ `7 D+ C! ~/ G) u* o% q% u
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 0 E2 x6 q4 T0 N1 e' q
79.必须清楚每次会议的规则。 9 a2 o/ J" L; |' O/ d; P6 Z% x
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
5 l, Q+ M8 R9 v( V 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 $ B4 E: D0 p( n. ]
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