 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
. M$ e+ | v9 V1 W9 n) Y- b) c 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
6 q& N9 t5 v4 M% p一、分步安排，按序进行 8 S6 U* }& }7 y7 [
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 * l6 i) T& a) r0 O" ?. v
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
: ~' e; [0 V) Q' X9 a# E: E8 O 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
( G" B, V S$ f# j. E 口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 1 G" Y4 q" N8 k) y+ R( k
㈠听众 , c/ s# }* A1 K4 V. f
⒈人数？ 5 `+ j4 |& b' ^1 N' L. v
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ & S1 t. v6 V* f
㈡目的与种类 : T& \; V. y/ Z0 _7 }
⒈通报情况？
7 f" R+ y! h( V ⒉形成决定？
2 f5 n" i8 M* ?% u, W$ J ⒊审查重要细节？
8 e+ [* ~2 y: o/ M n' \ ⒋协调统一行动？ , M& b6 C$ R) } E3 H! u
㈢主题
% C' Q' r; }# `! a ⒈具体题目是什么？ & r' _; ]5 W' e. j- f2 [4 I
⒉涉及多大范围？
6 C2 T. I5 h+ T+ y. \+ h ⒊拟用多长时间？
" l- H1 i) K5 L/ f2 p1 M9 u7 _ ㈣设备 $ q, r7 T' G; U- q5 [: m7 y3 _8 l
⒈汇报在何处举行？
0 s+ V( C* Y4 [1 t ⒉需要作什么安排？
" o3 M; z( d3 r ⒊视听辅助器材有哪些？ 6 f# v8 K$ y& q: j: i- p0 y
⒋有何不足之处？
1 _9 ?% q# u6 P ⒌需要采取什么措施克服不足之处？
0 Q1 U, s7 M+ b5 |% R! p 二、写出初稿
/ s4 W) J! z# M5 Z1 R4 r. N, K ㈠搜集材料 5 J& R0 v. m1 R( |; A$ ]2 l: x
⒈认真研究。
+ d0 ~) n3 _! `+ t" V$ a8 z, R) h ⒉熟悉主题。 2 N8 s. h. G+ i
⒊搜集权威性意见和事实。
$ L' C B7 L6 W ㈡草拟初稿 | 
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