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" M {; L1 C/ Y" m 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
% }* I" F9 _9 h 做会议记录，写着写着笔没水了；
7 ~9 x! X* z" _9 c v/ { 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; B# Z* H# C7 ?- P7 m 用胶水时，找不到刷子；
" Q- Q/ _/ J* l( a( l4 @/ `2 w8 M 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) }2 s% [, D3 k, ^. O+ L4 J
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
: c& l/ J2 O1 h! C0 Y 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
5 e) R1 {% @7 S0 q 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 2 Y6 t. D+ c+ Z( v+ s
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
# ?5 {1 a$ o5 f% K( g 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
. J" L/ G0 K$ u' q' r. {) f 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
- s q# _- b- z" H" b/ N 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 * p9 ^* i0 l8 R1 ?. `
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 * p' s# g8 b- A" \
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
$ T1 P5 b! g- J. y4 _' x 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' D+ C5 S @ r- M9 T 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 F; x; R7 Y; [, Z
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 7 @) ]5 v h2 h
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
* U3 O* v6 o% e 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 / c/ f. S& o8 Z( y2 o
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
w, T) j: t& v ^$ r 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4 \ `2 b' h2 l6 t9 M) D6 i 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 & }* E- U7 S8 c5 Q9 T
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 # ? t8 }, s: l5 m4 r& f
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 0 u' ^, ?# P+ F7 b% r0 F' h
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 , J$ ~0 G/ f8 T
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ( g) l% f w7 L$ p9 W; l& l0 {9 c
9、与本职工作有关的表格。
4 o' U' W0 D w2 Q! m 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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