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, \! v5 l0 h6 `& V9 b( u' v 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
. g n/ J8 s6 y7 K5 N( `$ B5 T Q 做会议记录，写着写着笔没水了；
! ` h# ?) J L' H0 c9 ~" P 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 3 w/ |% P* f9 V+ D" R. T" m
用胶水时，找不到刷子；
& s) f5 A# X- k9 o# \% y+ e, n 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
( t' W4 F0 O% {0 z6 ?3 f3 u 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 " c2 t8 _7 ~# E% l( v3 X6 T
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
4 K4 R/ q* D6 I* L: M/ C; D 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . p$ S1 X4 q0 z* b; R; R
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 7 Z7 _# h8 x$ \8 n2 u w
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
: O9 H; T0 ?4 f- V' S 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 c' h- I7 q* z/ |5 I! {6 f
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
4 f* c0 f# @, P' J1 U 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6 {' T: m0 t; ~1 B) t3 B' w 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ; K; u9 Y( {7 x5 n; g
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 * } T z+ Y. l
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 9 { r8 S5 c) I; `# l8 m
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： . n1 @, h8 H1 H
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ) q6 E6 k3 h% K4 K3 v7 Z
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 7 R7 l6 Q7 E o/ b7 D
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
* S' K& ?& L q5 h* k 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 9 u: q- J& Q! l7 G3 |- ~* ?5 {
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 * C( w6 y9 D Q" U; c. e
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 . T8 H) n2 ] G0 b7 o3 F% Q
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 5 O& F2 F: N, h
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9 R$ d S" H1 ~( a" l; ^ 9、与本职工作有关的表格。 1 V2 L3 Q1 i; r+ A3 W8 F+ d8 N2 H% A
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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