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+ U' R* N8 P: v5 q* ?$ Z$ g1 q4 k 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
& t1 r" M& q" M( u! Y2 H# ?! a' f# a 做会议记录，写着写着笔没水了；
4 M# [4 ?$ q# Q% o. U 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
7 z$ X& P4 M$ i; u. I 用胶水时，找不到刷子； # K A6 a) L# s7 y) O/ h# H
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ! U- a' T% v9 d' g* m. u
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 + G+ X8 K: T& J- E
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 0 Z# L' J9 m1 p
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ( b) W! I0 a, u0 M4 s/ M3 m' G6 e: u/ t
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
3 l* @* y, M+ h& C# ^8 p! N( j5 S# u 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 . p4 A; c" a" T+ V) N
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 - d7 b; L4 w8 C) }5 b
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ; f0 w) Z6 S' X; h& _
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
0 _2 t! T+ P& l, ? 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ; M+ t% h: p. S" f
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
( _( l+ R$ |1 q: P9 U& k 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
# t1 ~% j1 B) q" T% `# I" d 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ! `- F4 B9 r4 h6 o% V6 T! U4 h% [
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
' Y9 b# N H6 w/ u 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 a0 Z8 D' Q0 o. c% l0 g7 l$ f
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
U+ ~7 k& D2 ]7 K 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 : m( C$ N. F$ d1 R/ {9 n
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
+ Z9 v. M: z/ X% ? 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
_: ?& m' Z9 n* Z9 e, R 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ; W8 @. A5 ^# H5 g% H
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
% p- D( W7 s( m 9、与本职工作有关的表格。
: e" K- W# o+ I( {& o+ B 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。$ }7 T2 z! w# @7 _+ o/ v6 O
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