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, ]1 @* w# {& k) [# z+ _ 一.总则 # ]+ z+ V. P7 ]! }$ H& I ?) O
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
# C, g/ l5 b" [& S8 Q ?7 X; p* K 本办法适用于全公司各部门。
5 Q* @2 L- U. j, M! w0 Q 二.对外接待范围 $ c. q( @# h2 c8 i8 N
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 : G7 k2 `2 ? Q) z
接待的对象分为内宾和外宾。 / J; X$ ?. B2 c; E
三.对外接待部门
1 O+ s2 a: q. V: l+ r* x' U 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 9 M0 q9 s( A5 W9 @! f+ j
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 * m: a7 c' N" Q) ^+ F2 z) ?" ~1 ~
四.对外接待原则 $ A) W6 S, D% s' z: w
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 - o7 o, v6 e' e3 J
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ) v% X8 H+ u3 v _7 j# q
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 + a- l: |; I; H
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
, M/ T& ^( m' |% d7 p' Q 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
, m1 p$ q) P- e7 h1 P9 M4 ?1 Q 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ' t$ l0 o/ i* i( n) s8 q( W9 N
五.接待规格的确定。 1 N. N8 X# ?8 f* u8 Y
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 6 _+ t2 Z5 g1 ^8 b* D
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 W) g+ ?2 ?) d
六.接待礼仪
) J8 X% F* p$ B% j 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ) h2 V* y! U; s2 n/ l# N3 R/ f: K6 e* F
2.接待：主动起迎，问明来意。
8 Q# [( _/ r' ^ 3.安排交谈地点：
$ s' f0 @6 M" x9 @7 g ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； & T0 X0 B. S4 v+ E x5 Q, k' L) T
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； , }5 I5 T/ ^. d$ w4 v# r/ S x
⑶切忌让客人久候而无人问津。
" C5 s# u4 R$ g2 q& }$ c& m' P! ^ ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 0 b! u1 H6 u, d# M" c$ u& n7 E
七.引见。
/ a' [. Z% z$ u& p 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ) X) c/ _" d2 L+ T( l
引见顺序；
5 C* l6 n5 T1 R7 w: q/ x) R ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
0 I& x6 d/ Q) N. a ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
, }6 U$ |7 r& S6 m* ` ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
6 f1 j7 K& o* n& s& b9 U ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
; D% {3 W6 r8 @9 n; b7 Y1 p 八.行路。 " o, }, c9 I7 h n! n8 M
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； . I# T4 F z; P8 ~# a+ N! Q: l9 F
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； , b7 e; c! }* I& {* H. _+ E; X) @
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 5 H$ D* ~! m" e
九.其他。
# d' P% p/ r2 g7 ?: N: y' d 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
2 ^* |% o X, o7 j9 I( ~ 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； + ^1 o9 c6 C1 R# L8 x
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
4 D1 |8 I8 ^3 c) a' ~" B& F; z2 V 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 # s# f# I2 V4 T z: H
㈠接待内宾。
# I* G+ W2 U4 a5 L+ Z$ ~ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
+ K) B) k1 P* ^ 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 / @# m2 G& S# f$ [$ B
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
& V6 R+ B. S* V# a 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
/ B; M. R) t, N5 [ 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
3 V/ ]0 b o7 P4 {8 `$ {; Z& w% Y! { 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
( j# U) u) @4 X; T 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 : t' i6 p. t' d8 c b4 X
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 " e. j2 t, c1 t; i
㈡接待来宾。
6 M( h3 {' ?" d. h; q 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： & `1 E6 H, m, t3 B3 A
迎送。
. O9 U) h8 t2 X" C+ g" H 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 8 G' S4 o% B6 K
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
: i% F. Z) {$ l8 Q4 D I0 }( N ^9 j 会见会谈。
- A* y, z! C4 h- R 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 * N) x5 Z; p% ^
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
5 k7 P3 k" x/ y 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
7 {& [5 k) O" q; @; { 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 # \) l$ M0 a, @+ i. a
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
7 s: h2 M7 L1 Y, ?3 p 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
m. D1 M% S, Q( h$ A 宴请。 " W7 [$ \2 z3 \7 z
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
. n) h! L) e1 P% }* i B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 9 r) \$ ^7 X+ e3 k2 G2 O
文艺晚会。
4 S* O" \ v% Q( R3 g 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 2 o( J: _, e" v
参观游览。 ' T/ m5 [" A- |' u; q: G( C
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
% C( r0 f( [. ^1 L' r$ j s 接待标准
* _) L. g' h3 F5 M5 f) `. \ ⑴用餐标准。
2 n( v+ H) G4 U$ U0 }( U1 z 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 3 `& W( l ^+ r& f! y$ h+ i% Y/ T
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 9 l) D* o1 G$ }0 m9 b5 p
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 # u, i/ x5 n1 I
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 3 `9 h" D2 j+ i7 l: G
5、常客 员工标准 9 r& w) W& K6 j* ]: l* ]
(2)住宿安排。 ' v& O0 M. u1 b6 x/ t4 E" C% Q
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 8 A* s+ O# U& |) u( A ?/ @
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
0 h, h/ p* ]2 n( S" A7 s 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。7 C: d. f) D1 H2 [1 w
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