公文写作如江湖行路,新手执笔常因”暗礁”触底。有的错把通知当通报,有的将”妥否”写成”妥否请批准”,一字之差谬之千里。如何避开”雷区”练就公文硬功夫?这份对照清单或许能助你少走弯路。
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雷区一:文种混淆,张冠李戴
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3 u$ e( W' u4 [4 D4 s【常见病】将”请示”与”报告”混用,在汇报文件中夹带请示事项;把”函”当”通知”用,平级单位间发通知提要求。 6 o- p& z; z2 ?2 J0 T2 m
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【正解示范】
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×《关于申请增设停车位的报告》
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√《关于增设停车位的请示》
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# ?4 ?4 k$ o6 C4 d(敲黑板:请示必须”一文一事”,报告不得夹带请示;函是平行文,通知多下行)
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2 b1 N1 q8 p) N$ g* y雷区二:称谓失范,沟通梗阻
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【翻车现场】给上级部门报送文件写”请批准”,向平级单位发函用”请遵照执行”,对群众公告出现”必须”“严禁”等命令式表述。
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【正确姿势】
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主送单位级别|规范表述
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8 a3 }3 J* ?3 J% |4 z5 ?上级|“妥否,请批示”
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平级|“敬请函复为盼”
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" _4 ]6 `; }) L; _/ @5 s" ^ a" c8 g群众|“建议”“可采取” 5 E ^( V v* U0 G
( s3 b" d' Y1 o$ F雷区三:结构紊乱,逻辑缠绕
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/ l4 J6 x# p, H% v2 v) a+ |【典型案例】某街道防汛通知开篇大谈全球变暖趋势,第三段才提及具体应急处置措施,结尾突然插入物资捐赠倡议。 O* U, [- G, f( n n$ u* Q3 [6 E
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【诊疗方案】
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& r* f+ D; I# K% M+ i* Y治病三步法: 3 v" q: m! e3 K& v3 [
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亮观点——首段明确核心事项 ! Q: v0 v* g& Y5 K( E
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列筋骨——分条列项讲清”为何做、做什么、怎么做”
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, O" m+ \& N' ^# \收豹尾——用”特此通知”等固定结尾强化效力
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雷区四:语言穿越,时空错位
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【古今混搭】在方案中写”仰各知照”,总结里用”伏乞钧鉴”,却把”互联网+“写成”网际网络+应用” ) a1 c# L* h; Q. G8 v6 R
7 `) j# R7 a% ]# {9 M! v【规范指南】
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- |2 k( R7 J, I% i& s保留传统|与时俱进 " O8 o( K9 q$ x' l( p" o
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“特此函达”|不用”耑此奉达”
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“联系人:王主任”|不写”联系人:王氏” # j; y0 X- {9 ?$ Y7 K$ k$ L: Y9 w
6 G9 O6 C2 ]- M; T雷区五:格式变形,形神俱损
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3 Z$ d; o) W% L( D; ]. [: G* o【变形记】红头文件字号用楷体,附件说明放页脚,页码从正文第二页开始标注。
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【格式法典】 7 |. O& O) N" M' o' \8 e
8 G( E! b# ^7 e要素|标准
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标题|小标宋简体2号
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4 H/ L) w& `, x, i6 m, E" I正文|仿宋GB2312三号
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, s. D- Y0 x6 h行间距|固定值28磅
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页码|宋体4号,外侧骑马订
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(结语)
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5 {" _6 `0 w( W' P9 ^) {! t# l1 J老话讲”一字入公文,九牛拔不出”,这些雷区看似是形式规范,实则是严谨作风的镜子。当我们在称谓里读懂上下级的分寸,在格式中看见行政伦理的尺度,或许就能理解:避开这些”坑”,不仅是技巧修炼,更是对公文沟通本质的回归——准确、高效、得体,方显公务文书应有的品格。 |